宴會的設(shè)計是指酒店宴會部在受理客人的宴會預(yù)定到宴會結(jié)束全過程中組織管理的內(nèi)容和程序，在計劃組織環(huán)節(jié)中,根據(jù)宴會規(guī)格要求，編制一份宴會組織實施計劃的書面資料。
宴會部必須嚴格執(zhí)行宴會的活動計劃，這是為了確保宴會的質(zhì)量--企業(yè)的生命。從宴會的程序分為三個階段，即準備階段、進行階段和結(jié)束階段，這三個階段又可細分為受理預(yù)定--計劃組織--執(zhí)行準備--全部檢查--宴前接待--開宴服務(wù)--結(jié)帳送客--整理結(jié)束等幾個環(huán)節(jié)。
接受宴會預(yù)定時，應(yīng)根據(jù)宴會的人數(shù)、要求、標準為宴會作好準備工作、準備工作應(yīng)以宴會通知單和工作程序的形式通知有關(guān)部門。對于大型宴會和高規(guī)格宴會，在宴會前應(yīng)召集所有的宴會服務(wù)人員和廚師長開會，介紹宴會程序，安排任務(wù)，使所有工作人員都了解情況，特殊菜肴的制作過程和上菜技藝，這樣，可以防止宴會服務(wù)過程中出現(xiàn)手忙腳亂的情況，確保宴會能有條不紊地進行。各項工作準備好后，宴會經(jīng)理應(yīng)對每一項工作仔細地進行檢查，及時糾正發(fā)現(xiàn)問題，使整個宴會舉行做好各項準備工作，各就各位。
在客人預(yù)餐的同時，向顧客了解所有同宴會有關(guān)的要求，如舉行宴會的日期、參加宴會的人數(shù)、宴會的形式、每人消費的標準以及所需提供的額外服務(wù)和物品、客人口味有什么特殊要求等，如果客人已決定預(yù)訂，可將這些信息直接記入宴會登記本，這樣可以防止與其它宴會重疊。宴會登記本上應(yīng)把所有預(yù)訂好的宴會和此有關(guān)的事項記錄下來，如宴會的時間、地點等，必須有專人組織和布置這些事項，對未定下來的宴會，要與舉辦者保持聯(lián)系，以求得最終的確定。對已定宴會的舉辦者同樣需要保持聯(lián)系，以便及時了解人數(shù)，日期的變更等信息，如果客人取消預(yù)訂，則應(yīng)和藹地了解取消的原因。
對于大型宴會和高檔次宴會，必須與客戶簽定合同，合同中要明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，所有經(jīng)雙方同意的特殊要求的項目亦要記入合同，簽完合同后，通常應(yīng)收取一定比例的預(yù)付金，假如舉辦者臨時取消宴會，則根據(jù)合同規(guī)定將全部預(yù)付金或部分預(yù)付金還與客人，收取預(yù)付金及退回預(yù)付金的數(shù)目各餐廳是不同的，一般由餐廳根據(jù)情況而定。
在簽置合同后，就應(yīng)當畫出宴會的場地安排圖，這一般是對大型宴會而言，這些安排圖應(yīng)送至到有關(guān)部門并對用戶出宴會通知單，宴會通知單也稱為工作指令，宴會單是根據(jù)合同制定的，是指食品飲料和安排員工工作的依據(jù)，有些規(guī)定很細的合同復(fù)印件可作為宴會單使用，但應(yīng)將價格抹去。
宴會開始前，客房與餐廳應(yīng)確定宴會的所有細節(jié)安排，以使雙方滿意，購買好所有原料。
客人開始進餐后，應(yīng)通知廚房，以便安排熱炒烹調(diào)及時上桌，上菜應(yīng)按照菜單的順序一道道上，對于大型宴會，上菜的時間要聽從宴會經(jīng)理流一安排，以免錯上、漏上或造成各桌進餐速度不一致的現(xiàn)象，上菜的速度與節(jié)奏須掌握好，如太快會顯得倉促忙亂，客人享受不到品嘗的樂趣，太慢了則可能使宴會出現(xiàn)中斷，造成尷尬的局面，每上一道菜都應(yīng)向客人介紹菜名和烹制方法，如客人有興趣則可以簡單介紹與地方名菜相關(guān)的民間故事。有些特殊的菜應(yīng)介紹食用方法，在介紹前，將菜放在轉(zhuǎn)臺上展示菜的造型，使客人能領(lǐng)略到菜的色、香、味形態(tài)，邊介紹邊轉(zhuǎn)圈、轉(zhuǎn)臺，讓所有客人均看清楚。
宴會結(jié)束后，應(yīng)當以文字形式征詢客人的意見，這將加深經(jīng)營者與顧客之間感情，為進一步的合作奠定基礎(chǔ)。一個負反饋可指出需要改進的地方，正反饋將增強餐廳的信心，宴會部門所做的每月宴會詳細業(yè)務(wù)表是一種有效的工具，它將有助于分析宴會的收入和成本，使今后的宴會預(yù)算有一個數(shù)字依據(jù)。
最后要建立客源形式檔案系統(tǒng)，可以為今后的業(yè)務(wù)提供歷史資料，如某些企業(yè)的周年慶典日、某個領(lǐng)導(dǎo)生日等，這樣推銷人員便可有目的地進行推銷。
宴會反映了特殊的市場需要，宴會的銷售往往帶來較高的利潤，從而提高了企業(yè)的效益，如果宴會的推銷業(yè)務(wù)較多，則需要設(shè)置專門的宴會經(jīng)理來完成此項工作，宴會管理人員應(yīng)具備有關(guān)的食品服務(wù)管理，技術(shù)的全面知識能成功地籌辦一個宴會，主要表現(xiàn)三個方面：經(jīng)營的財務(wù)控制、員工的組織以及在已定的費用標準下安排好合適菜單制作和服務(wù)標準。事先精心計劃和預(yù)測，對可能發(fā)生的問題做到心中有數(shù)，這是宴會成功的關(guān)鍵，宴會負責人應(yīng)將所有需檢查問題以表格形式列出，然后按表逐項檢查，將所有疵漏都在萌芽狀態(tài)時處理好，并要將宴會程序中所有的細節(jié)告訴員工，因為大家心中有數(shù)比一人心中有數(shù)要好。