采購最終的目的就是在販賣獲利，所以采購是否有績效，最終的表現(xiàn)就顯示在數(shù)據(jù)上，而數(shù)據(jù)是很現(xiàn)實的，沒有達到既定的目標，效率就會被判定為“差”。因此，在采購的數(shù)據(jù)管理上，現(xiàn)提出幾種管理數(shù)據(jù)做為分析判斷的工具：
一、進銷存的數(shù)據(jù)資料掌握
要能明確算出每個部門，每個中分類，每月的進銷存數(shù)據(jù)，而利用POS系統(tǒng)及EOS系統(tǒng)較能很快掌握公司的銷售資料及進貨資料。換言之，如能以較科學(xué)的方式來獲取進銷存的資料，較能給經(jīng)營帶來大的助益。
二、分類的構(gòu)成比分析
管理一個公司的商品，不能只是知道全店的營業(yè)額和利益，也不能只顧及部門的營業(yè)額及利益。例如：不但要知道飲料類這個中分類的營業(yè)額及利益是多少，對于它所占的構(gòu)成比也要了解，才能知道銷售的弱點在那里，以及如何加以改善。
三、毛利率分析
毛利率=毛利率/營業(yè)額×100
對于每一個分類也要能將毛利率計算出來，了解哪一個分類的獲利能力好，哪一個分類的獲利能力差，而調(diào)整商品結(jié)構(gòu)或強化弱的分類。
四、商品回轉(zhuǎn)率分析
商品回轉(zhuǎn)率=營業(yè)額/初期存貨+期末存貨/2×100
商品回轉(zhuǎn)天數(shù)=365天/年商品回轉(zhuǎn)率
超級市場的經(jīng)營決竅之一，就在求取快速的商品回轉(zhuǎn)率，所以對于每一分類的回轉(zhuǎn)率須予以計算出來，回轉(zhuǎn)率愈快愈好。因回轉(zhuǎn)率愈快，商品鮮度愈佳，資金回收速度也快；如此形成一個良性的循環(huán)，經(jīng)營才會杰出。一般來說，超級市場的回轉(zhuǎn)次數(shù)，一年應(yīng)保持在20—22次以上才合乎標準，經(jīng)營者可以檢查一下自己公司的回轉(zhuǎn)次數(shù)，是否在標準之內(nèi)，若在標準之外，可就要好好努力了。
采購部門是超市創(chuàng)造業(yè)績的部門，所以如果沒有完備的采購組織存在，超市根本不可能存在，更不用說想賺錢了，因此超市在談利潤的第一步就是要先組織一支戰(zhàn)斗力十足的采購戰(zhàn)斗隊伍，如此嚴密地把守住貨物進出的第一關(guān)，才有可能使超市真正立于不敗之地。
采購部門就如同制造業(yè)的生產(chǎn)部門一般，是創(chuàng)造利潤的單位，此關(guān)若把守得當，只進一些會賺錢的貨，自然就可以確保超市的基本業(yè)績。
一般而言，采購組織可分為分權(quán)式采購組織及集權(quán)式采購組織兩類，這兩類組織模式各有利弊，業(yè)者可視個人的規(guī)模、目標而選定適合自己的模式。