合 理 訂 貨

一． 相關(guān)概念：

1． 訂貨周期：從此次下單到下次下單的間隔時間

2． 庫存周轉(zhuǎn)率：單位時間內(nèi)庫存周轉(zhuǎn)的次數(shù)；計算方法：銷售成本/平均庫存；

3． 安全庫存（最低庫存）：商品保障賣場陳列飽滿的最小陳列需求量

4． 物流模式：分為直送、直通、配送三種：

①、直送：

各門店下單后供貨商憑訂單直接將商品送門店收貨課收貨；

是目前我們公司購物廣場的主要物流模式；

②、直通：

各門店下單后供貨商按單將貨送至配送中心，配送中心再將貨物原封不動的調(diào)至下單門店；

此種物流模式在購物廣場、標(biāo)準(zhǔn)店及生鮮超市均存在；

③、配送：

總部采購課長下單，貨存配送中心，門店根據(jù)銷售直接下調(diào)撥單即可。

此種物流模式是標(biāo)準(zhǔn)店的主要物流模式；

二．訂貨時需考慮的因素：

⑴ 銷售因素：暢滯銷程度；日銷售、周銷售預(yù)估；

⑵ 庫存因素：現(xiàn)有庫存量；

⑶促銷因素：公司或供應(yīng)商是否有相應(yīng)的促銷活動（買贈、抽獎、換購等）；

⑷變價因素：是否有特價促銷或促銷結(jié)束后價格回調(diào)；是否有市調(diào)后價格調(diào)低或調(diào)高等；

⑸陳列因素：是否有堆頭N架陳列；是否有其它特殊陳列（掛網(wǎng)、展示架等）；是否有陳列面的擴大或縮小等；

⑹節(jié)假日因素：元旦、春節(jié)、“五。一”、端午節(jié)、“十。一”、中秋節(jié)等；

⑺季節(jié)、氣候因素：四個季度中商品的暢滯銷轉(zhuǎn)化；下一階級的天氣趨勢等；

(8)倉儲成本：庫存量越大所投入的人力成本及租金成本將加大且損耗將加大；

（9）斷貨分析：上一階級缺貨的原因分析，針對原因改變訂貨量，如顧客訂貨，商品生命周期的變化（導(dǎo)入期逐步進入到成長期）等。

三．訂貨數(shù)量的計算方法：

訂貨量=（訂貨周期+到貨間隔日期）*日均銷售量+安全庫存-現(xiàn)有庫存

說明：1。日均銷量并非固定數(shù)字，要充分考慮以上“訂貨需考慮的因素”；

2．要對除排面陳列以外的其它陳列位及庫存區(qū)的存貨有充分的熟悉；

四．目前訂貨存在的問題：

1． 盲目訂貨：

① 訂貨人員對銷售、現(xiàn)有庫存最基本的因素不了解，更未考慮其它影響訂貨的因素，導(dǎo)致訂貨量的不合理，最終出現(xiàn)缺貨或庫存積壓；

② 在系統(tǒng)中直接選擇供應(yīng)商商品明細(xì)將所有商品進行補貨，導(dǎo)致有部分供應(yīng)商已不生產(chǎn)或不供貨的商品仍然下單；

2． 無計劃性訂貨：訂貨沒有固定每周的每天訂哪些供應(yīng)商的貨，而是發(fā)現(xiàn)排面哪里缺貨或即將缺貨了才訂貨，或者等到供應(yīng)商找來了才訂貨；以上兩點極容易造成暢銷品的丟失；

3． 人情或金錢訂貨：

4． 訂貨成本過大：因為存在盲目訂貨、無計劃性的訂貨及人情或金錢訂貨等現(xiàn)象，所以員工經(jīng)常性奔波于賣場和辦公室之間，導(dǎo)致人力加大，同時也導(dǎo)致了其它成本的加大，如通訊、辦公費用等，甚至員工養(yǎng)成了借機逗留辦公室的不良工作風(fēng)氣；

五．缺貨管理：

1． 每日進行缺貨統(tǒng)計，分析缺貨原因，針對原因，采取措施杜絕以后再次缺貨；

2． 及時補貨并時刻跟進；

3． 有效利用缺貨標(biāo)識，杜絕長時間缺貨或因缺貨而導(dǎo)致單品丟失。

六．設(shè)立補貨員崗位：

（一）。目的和意義：為了規(guī)范各區(qū)的補貨工作，保障補貨的合理性及科學(xué)性，有效控制庫存結(jié)構(gòu)，使商品庫存合理化、規(guī)范化，同時減少課內(nèi)其他人員在辦公室的滯留時間，提高工作效率，特設(shè)立補貨員崗位。

（二）。補貨員職責(zé)：

1、 負(fù)責(zé)各課正常訂貨的合理進行，經(jīng)常觀察庫存金額，保證庫存結(jié)構(gòu)的合理性、科學(xué)性，對存在的問題及時反饋區(qū)域經(jīng)理；

2、 負(fù)責(zé)各課海報商品的首批訂單的訂貨（由各課長填報數(shù)量）且及時跟進其到貨情況和陳列情況（必須按采購要求陳列）；

3、 負(fù)責(zé)各課每檔的促銷商品及店內(nèi)所做的促銷商品的首批訂貨（由各課長填報數(shù)量）且及時跟進其到位情況；

4、 負(fù)責(zé)跟進各課每天所提報的斷貨商品明細(xì)的原因，及時反饋至相關(guān)課或相關(guān)供應(yīng)商進行解決，對因我方原因或供應(yīng)商存在的較大問題而導(dǎo)致的斷貨須及時反饋至區(qū)域經(jīng)理；

5、 負(fù)責(zé)各課退貨單的制作和打印；

6、 完成區(qū)域經(jīng)理安排的其它工作；

（三）、補貨流程：

一、各課先將課內(nèi)所有供應(yīng)商細(xì)分至每周的每日進行有計劃的補貨，同時將賣場內(nèi)各品類商品按貨架號進行區(qū)域劃分，將每條貨架責(zé)任到人，實行排面管理，由排面管理員書寫手工訂單，各排面管理員只能下自已所負(fù)責(zé)區(qū)域的商品；

二、手工訂單由排面管理員簽字后于每日上午9點交本課課長進行審核且簽字后方可生效；

三、課長簽字后于每日上午10點前將手工訂單交補貨員進行下單，補貨人員再根據(jù)實際情況，補進貨源。

四、補貨員收到手工訂單后開始操作系統(tǒng)訂貨：進入營運管理系統(tǒng)——采購計劃——制定采購計劃——在新訂單中選擇課別——點擊新增——修改日期——保存新增——雙擊新增單號——錄入補貨商品——采購分解——列表找出所訂單據(jù)打印——審核——傳真；

五、補貨員傳真訂單后再電話確認(rèn)供應(yīng)商是否收到清晰訂單，并作好相應(yīng)記錄。

（四）、注意事項：

1．手工訂貨單的書寫要求：手工訂單在填寫時必須完整填寫以下內(nèi)容：課別、供應(yīng)商、日期、商品名稱、規(guī)格、、排面現(xiàn)有庫存、周銷售評估、訂貨量，其他要求填寫在備注欄，如碼數(shù)的要求等：

（1）、供貨商、日期：注明供貨商便于補貨員、課長將手工訂貨單整理歸類，加快工作效率；注明日期便于補貨員、課長進行單據(jù)查詢、貨源跟蹤；

（2）、商品條碼：條碼書寫要正確清晰，由于標(biāo)價簽會因打印模糊可能使某些數(shù)字難以辨認(rèn)（如3和8、6和0、7和1等），所以原則上要求見實物抄寫條碼；不可只抄寫后六位條碼

（3）、品名、規(guī)格：品名規(guī)格書寫必須和標(biāo)價簽品名保持一致，當(dāng)出現(xiàn)條碼錯誤和斷貨情況時，只有品名和電腦資料保持一致，才能查詢出正確的條碼，進行補貨；

（4）、單位、數(shù)量：單位務(wù)必精確到最小計量單位，如個、條、包、盒、瓶等，而不應(yīng)使用箱、件、袋等計量單位，因為實際情況中有少部分商品的實際包裝規(guī)格數(shù)量與電腦資料并不吻合，用模糊的箱、件等計量單位將使該部分商品的到貨量與補貨量不一致，造成貨源不足或庫存積壓的現(xiàn)象發(fā)生；數(shù)量填寫應(yīng)按照實際包裝規(guī)格的倍數(shù)進行增減換算。

2．各課告知各供應(yīng)商具體補貨日期并在收到補貨單后三日內(nèi)必須送貨；

3、每天查看庫存存貨后再寫訂單，避免造成庫存積壓；

4、一個供應(yīng)商原則上一周只允許補一次貨，個別大廠商或非常暢銷的商品允許一周下兩次單（堆頭、N架除外）；

5、了解每一天部門銷售情況和庫存金額，力爭將補貨控制在合理范圍內(nèi)；

6、堆頭N架商品的補貨根據(jù)商品性質(zhì)由相關(guān)商品的排面管理員負(fù)責(zé)補貨工作；

7、堆頭端架商品應(yīng)每周定期跟進，原則上下單時間為每周一、三、五下單且及時跟進到位，堆頭商品補貨原則上以上滿陳列的同時保證三天銷售為依據(jù)；

8、商品訂貨時應(yīng)注意含稅進價是否調(diào)整、數(shù)量是否有限、訂量大是否有優(yōu)惠、活動期限等情況；

9、補貨當(dāng)天由補貨員逐一落實訂單是否傳至供應(yīng)商處，如未傳到及時重傳；

10、下單后各課長及排面管理員、補貨員都需及時跟進貨源到貨狀況，對未送貨、少送貨及送貨品種不全等問題須及時反饋、跟進、解決；

11、訂單送貨后有部分未送查明原因并及時采取補救措施，且知會相關(guān)課長或分區(qū)經(jīng)理跟進處理；

12、所有手工訂單交補貨員時應(yīng)由其在手工單上簽字，下完單后回傳至各課長，由各課長傳各排面管理員保存一周時間，以方便斷貨后查明原因，追究相關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任。

13、各課每日統(tǒng)計缺貨商品并于每日上午10：00前將缺貨明細(xì)（注明缺貨原因）交補貨員查明原因并跟進貨源。

建議：完善系統(tǒng)模塊，在訂貨時能看到現(xiàn)有庫存、日銷售、周銷售及月銷售等數(shù)據(jù)，為保障訂貨合理性提供良好的數(shù)據(jù)參考