大凡過年過節(jié)、紀(jì)念日、店慶日，新華書店往往是打折、講座、簽售輪番上陣，忙得不亦樂乎。一通忙活之中，一些書店也開始意識到，無論活動大小、耗資多少，活動之前是否進(jìn)行了充分的策劃與準(zhǔn)備工作決定了截然不同的效果，營銷策劃開始受到越來越多書店的重視，并設(shè)法根據(jù)整體營銷環(huán)境、讀者購買趨向以及競爭對手措施等因素進(jìn)行全面策劃，真正做到銷售“淡季不淡，旺季更旺”。當(dāng)然，活動方案也因此成了活動設(shè)計中不可缺少的一筆。
影響方案制定之六大因素
在制定活動推廣方案時，書店策劃人員需考慮以下幾個方面的問題：
一、書店在舉辦活動時，考慮活動的最終目的應(yīng)是首要問題，是要樹立怎樣的形象?還是在銷售上得到怎樣的一個提高?或者兩者兼而有之。即活動策劃方案必須圍繞活動目標(biāo)進(jìn)行。
二、同時需要清楚的是前來參加這次活動的觀眾會是哪些?讀者是怎樣一種的閱讀心理?他們想要什么?關(guān)注什么?應(yīng)該怎么和他們溝通?如何了解他們的心理?詳細(xì)了解讀者需求以便針對性制定相應(yīng)策略。
三、隨后就要進(jìn)行當(dāng)前市場背景分析，即當(dāng)前的營銷環(huán)境到底是否適合舉辦活動，應(yīng)舉辦怎樣的活動?這包括宏觀環(huán)境如經(jīng)濟(jì)形勢、歷史人文、法律法規(guī)、行業(yè)動態(tài)等；微觀環(huán)境如供貨商、市場容量、市場結(jié)構(gòu)、各圖書生命周期等。
四、而目標(biāo)客戶的需要也一樣重要，如果舉行此次活動，是不是目標(biāo)客戶所需要的，從目標(biāo)客戶的觀點(diǎn)來看，它的價值是多少，而我們要付出多大的成本來實現(xiàn)這個價值。
五、競爭對手也要考慮，如競爭對手的優(yōu)勢是什么?劣勢是什么?對于讀者他們怎么做?對于競爭他們怎么做?為此，確定此次活動應(yīng)采取什么樣的競爭策略?相對競爭利益是什么?
六、此次活動有哪些資源可以整合?將涉及哪些責(zé)任部門，時間和費(fèi)用安排上是否有問題?
策劃活動方案之六大原則
在策劃書店活動方案時，企劃人員一般應(yīng)遵循以下原則：
一、統(tǒng)一性原則：即活動的主題、內(nèi)容、形式、時間、環(huán)境等相統(tǒng)一。就主題、內(nèi)容、形式而言，圍繞主題去定內(nèi)容和形式。比如，主題是嚴(yán)肅的，活動的內(nèi)容、形式就不能過于活潑；而對于書店舉辦諸如促銷、簽售、抽獎甚至講座和研討會等主題活動時，其內(nèi)容和形式就應(yīng)是互動性的、活潑有趣的，需營造出一個熱鬧的活動現(xiàn)場。
二、量化、細(xì)化原則：任何活動方案都不能“大概齊”，它的每一項都應(yīng)該進(jìn)行具體而詳盡的安排和制定。比如：參加活動人的心境、文化、服飾等，嚴(yán)格來說，都要細(xì)致規(guī)定。另外一些表格的制定及活動串詞等也需要詳細(xì)制定。
三、可行性原則
在制定活動方案時，應(yīng)確保方案得以順利進(jìn)行和推進(jìn)，在時間上不能將活動戰(zhàn)線拉得過長，否則活動容易虎頭蛇尾；活動的規(guī)模要適中，應(yīng)以具體活動、具體情況而定，必要時可將一個大活動分拆成幾個可操作的小活動。方案不能過高，內(nèi)容不能過大，形式不能過難。否則方案制定出來以后，會讓人喪失信心。
四、針對性原則：活動方案的制定應(yīng)要充分考慮活動主體，也即應(yīng)根據(jù)對象特點(diǎn)，制定活動的主題、內(nèi)容、形式等，這樣制定出來的方案才能真正吸引目標(biāo)對象參加，達(dá)到活動目的。
五、特色原則：舉辦活動貴在特色，因此制定活動方案應(yīng)體現(xiàn)自身的特點(diǎn)，不能單純模仿類似活動方案或雷同本單位其他組織、部門的活動，更不能看競爭對手如何行事就一味跟進(jìn)，否則就沒有新鮮感。
六、計劃原則：毋庸置疑，一次活動的成敗與否，跟其有否詳細(xì)的計劃和充分的準(zhǔn)備密不可分，擬定活動方案就是要讓活動變得有計劃、有條理，也便于責(zé)任部門做好準(zhǔn)備。
活動方案制定之六大步驟
一、活動市場調(diào)研：在活動舉辦之前，書店策劃人員一般需要根據(jù)活動目的(促銷還是樹立形象等)充分做好市場調(diào)研，如了解商圈環(huán)境、購買人員構(gòu)成、目標(biāo)讀者喜好及消費(fèi)水平、競爭對手的活動動向，預(yù)測活動舉辦投入與產(chǎn)出是否平衡等，看實際有無必要舉辦此次活動，在什么時候、以何種主題、何種形式舉辦更為妥當(dāng)，有哪些資源可以利用，如何宣傳才能提高活動效果。
二、擬定活動提綱：根據(jù)調(diào)查確定活動舉行后，應(yīng)根據(jù)主題或活動標(biāo)題(題目)，目的(宗旨、指導(dǎo)思想)，組織單位、協(xié)辦單位，活動的經(jīng)費(fèi)(預(yù)算)及來源，擬請的專家、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓及有關(guān)人員，內(nèi)容、形式、步驟(過程及日常安排表)，時間、地點(diǎn)、參加人(包括主持人)，活動如何籌備，活動如何組織，活動的具體要求及注意事項等內(nèi)容，擬出活動提綱。至此，活動方案已見雛形。
三、細(xì)化草案成型：但這活動提綱畢竟還不算上活動方案的推出，它還要書店策劃人員在活動提綱的基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化有關(guān)方案的事項，如活動的內(nèi)容、項目不僅要詳細(xì)研究，而且活動的具體形式、具體推進(jìn)及制造高潮，調(diào)動哪些力量等應(yīng)是重點(diǎn)研究的問題。而書店活動大多是與出版社共同舉辦的，更需要與出版社相關(guān)部門共同商討以上細(xì)節(jié)，同時還要確定各自投入與產(chǎn)出的分配問題。細(xì)化所有細(xì)節(jié)后，書店策劃人員還要對較詳細(xì)的方案進(jìn)行推演，以便寫成一個可操作的成型方案。
四、報送相關(guān)部門：此后，應(yīng)該將方案交各相關(guān)部門進(jìn)行溝通，如通知采購部門既可了解貨源情況也可加強(qiáng)組織貨源，財務(wù)部門負(fù)責(zé)費(fèi)用和結(jié)算，舉辦活動是否應(yīng)增加收銀人員，信息部門提前設(shè)置銷售折扣等，如有名人簽售或大型文藝活動等還要通報安全保衛(wèi)部門，以便確保活動能安全如期舉行。同時，這也是收集各部門意見的途徑之一。
五、執(zhí)行活動方案：收集意見后改定，將方案送、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送各責(zé)任部門，提前進(jìn)行活動準(zhǔn)備操作，通知各部門做好充分準(zhǔn)備，如業(yè)務(wù)部備貨，保衛(wèi)部做好安全，財務(wù)部做好折扣調(diào)整、資金準(zhǔn)備，物業(yè)部門做好活動所需要物品及活動場地布置、燈光、音響等，美工做好條幅、標(biāo)語、活動場地背景設(shè)計，媒介部擬好邀請媒體名單，通過廣播、海報、報紙等進(jìn)行廣泛多角度宣傳。隨后就是活動現(xiàn)場布置、媒體接待等實際工作了。
六、反饋評估總結(jié)：活動舉辦后，應(yīng)及時做好信息反饋的工作，收集活動參與者特別是讀者對此次活動的真實評價，同時根據(jù)各業(yè)務(wù)部門在活動中表現(xiàn)及取得的成績做出總結(jié)，知道哪些地方做得好，哪些地方還需要改進(jìn)。
活動策劃方案之十二要素
一個完整可行的書店活動策劃方案無外乎以下十二個方面的內(nèi)容，這也就是書店策劃方案的十二要素，但關(guān)鍵要做正確的事、用正確的方法做事、借勢做事。
1.活動主題：即一個活動的主旨，諸如“尋訪老讀者、千里敘書緣”、“十·一長假，文化繽紛好休閑”、“健康生活書相伴、好書好禮過好年”等。
2.活動目的(Why)：即活動要達(dá)到什么樣的效果，是提高銷售額還是樹立書店形象等。
3.活動時間(When)：活動開始至活動結(jié)束的具體時間。
4.活動地點(diǎn)(Where)：活動舉辦的具體地點(diǎn)，應(yīng)視活動規(guī)模大小、各項活動內(nèi)容具體情況而定，可以是書店大廳、書店的某個樓層、書店的會議室，也可以是其他的某個地方。
5.活動內(nèi)容(What)：具體的活動事項。
6.活動形式(How)：即各活動事項的表現(xiàn)形式。
7.人員分工(Who)：如采購部負(fù)責(zé)貨源，營業(yè)部負(fù)責(zé)陳列，企劃或物資部門負(fù)責(zé)活動用品的采購、張貼、懸掛，活動組織人員和后勤人員。
8.安全保衛(wèi)：活動的安全保衛(wèi)工作不容忽視，特別是大型活動或有名人、明星等到會時，要到公安部門進(jìn)行申報，一般活動也應(yīng)提醒書店保安部門加強(qiáng)活動現(xiàn)場的維護(hù)。
9.活動宣傳：在哪些媒體發(fā)布活動廣告，在店堂懸掛POP廣告、條幅，擺放易拉寶，還可通過DM廣告、宣傳單派發(fā)和發(fā)Email來告知讀者。
10.媒體計劃：在何時邀請哪些媒體參加活動報道，報道將于何時能發(fā)布。
11.活動費(fèi)用：即活動的各項費(fèi)用明細(xì)，將費(fèi)用的用途及其來源闡述清楚，一來可知哪些環(huán)節(jié)費(fèi)用較高，哪些環(huán)節(jié)費(fèi)用較低，二來也讓領(lǐng)導(dǎo)審批時清楚經(jīng)費(fèi)走向，財務(wù)部門有所準(zhǔn)備。
12.補(bǔ)充說明：既可以是上述活動內(nèi)容的注意事項、活動用品清單，也可是活動反饋總結(jié)的有關(guān)說明，還可以是諸如招商計劃、前文提及合同文本、宣傳用語、廣播稿、新聞稿以及各類宣傳品樣本。