本文主要針對有一定應(yīng)用規(guī)模的書店，應(yīng)用規(guī)模較小的企業(yè)期望值和復(fù)雜度都大為降低，文中有關(guān)論述不一定適用。
一、信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)成本
我們把書店信息系統(tǒng)在整個(gè)應(yīng)用周期中的所有顯性和隱性支出，稱為“總體擁有成本”(TCO)，它代表著書店在信息化過程中支付的代價(jià)？傮w擁有成本由以下三個(gè)方面組成：
購置成本：購買軟硬件的費(fèi)用
養(yǎng)護(hù)成本：信息部門人工成本、軟件公司咨詢實(shí)施費(fèi)用、軟硬件升級維護(hù)費(fèi)用
風(fēng)險(xiǎn)成本：磨合期經(jīng)營損失、因產(chǎn)品或服務(wù)問題影響正常營業(yè)的機(jī)會風(fēng)險(xiǎn)、軟件應(yīng)用水平不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)而帶來的隱性機(jī)會損失
多數(shù)書店經(jīng)理通常只考慮購置成本，較少考慮養(yǎng)護(hù)成本，而對風(fēng)險(xiǎn)成本則極少會去考慮。實(shí)際上，風(fēng)險(xiǎn)成本一旦發(fā)生，大多要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于購置成本和養(yǎng)護(hù)成本，導(dǎo)致書店近期或遠(yuǎn)期的經(jīng)濟(jì)損失，甚至嚴(yán)重影響書店的發(fā)展。書店在考慮信息系統(tǒng)的效益時(shí)，一定要對風(fēng)險(xiǎn)成本給予充分的關(guān)注。
影響信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)成本的因素很多，其中最主要的是：領(lǐng)導(dǎo)觀念和態(tài)度、信息部門負(fù)責(zé)人水平、軟件供應(yīng)商素質(zhì)。
二、書店領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念
1.從生存戰(zhàn)略角度理解信息系統(tǒng)
當(dāng)前，圖書行業(yè)面臨一個(gè)洗牌前的混亂過程。一方面，原有的主渠道、民營渠道力量在積極地尋求擴(kuò)張;另一方面，大量行業(yè)外資金不斷進(jìn)入書業(yè)。這些多頭的擴(kuò)容為書業(yè)帶來泡沫增量，當(dāng)這些增量超出行業(yè)容量，就會出現(xiàn)漸進(jìn)或劇烈的洗牌，甚至有可能出現(xiàn)書業(yè)的第二次整體滑波。
在一次行業(yè)洗牌之后，大批經(jīng)營粗放、沒有獨(dú)特優(yōu)勢的企業(yè)將消失;一批有雄厚實(shí)力的企業(yè)會進(jìn)一步壯大，取得更多的優(yōu)勢;剩下的企業(yè)則在大企業(yè)的間隙中，以特色書店或社區(qū)書店形式生存下來。
生存下來的企業(yè)無論規(guī)模大小，在未來的競爭環(huán)境中，都將把精細(xì)管理作為必要的生存手段。對多數(shù)圖書企業(yè)來說，以下三點(diǎn)將被視為精細(xì)管理的核心：對現(xiàn)金流的監(jiān)控管理，對供應(yīng)鏈的開發(fā)利用，對客戶資源的規(guī)劃挖掘。這些經(jīng)營核心不可能脫離信息系統(tǒng)的支持。
從生存戰(zhàn)略的角度理解信息系統(tǒng)，書店領(lǐng)導(dǎo)就很容易意識到，發(fā)展對信息系統(tǒng)的使用能力，是企業(yè)未來生存和發(fā)展的基本保障;也就很容易認(rèn)識到，從現(xiàn)在開始就把發(fā)展信息系統(tǒng)能力納入企業(yè)的核心戰(zhàn)略，培養(yǎng)能夠可靠操縱信息系統(tǒng)的負(fù)責(zé)人，建立適應(yīng)信息系統(tǒng)規(guī)范要求的運(yùn)作機(jī)制，是多么重要和迫切。
從某種意義來說，書店信息系統(tǒng)的最大風(fēng)險(xiǎn)成本，不在于現(xiàn)在的機(jī)會損失，而在于落后于行業(yè)之后的未來機(jī)會損失。這種損失可能是無法追回和彌補(bǔ)的。
2.親自參與信息系統(tǒng)建設(shè)
信息系統(tǒng)應(yīng)用出現(xiàn)的大多數(shù)問題，歸根到底是管理問題和人員問題。書店領(lǐng)導(dǎo)人有必要將它作為與業(yè)務(wù)知識、財(cái)務(wù)知識、稅務(wù)知識同等的管理基本功來對待。領(lǐng)導(dǎo)需要親自過問的不是技術(shù)層面和操作層面的東西，而是管理層面、人力資源層面的內(nèi)容。
人們常說信息系統(tǒng)是“一把手工程”，書店領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)將信息系統(tǒng)的管理責(zé)任簡單地托付給軟件公司、信息部門負(fù)責(zé)人或其他不能對此企業(yè)負(fù)完整責(zé)任的人。書店領(lǐng)導(dǎo)對信息系統(tǒng)建設(shè)積極過問或親自參與，是應(yīng)用比較成功的書店的普遍特征。
三、提高信息部門負(fù)責(zé)人的定位
1.信息部門的人工費(fèi)用是最重要的養(yǎng)護(hù)成本
在買汽車的時(shí)候，很多人會認(rèn)識到養(yǎng)車很費(fèi)錢，汽油、停車、保險(xiǎn)、保養(yǎng)，每年累計(jì)都是不小的費(fèi)用，買車絕不能只考慮車價(jià)本身。在買軟件的時(shí)候，很多經(jīng)理都沒有意識到電腦系統(tǒng)也是要“養(yǎng)”的。養(yǎng)護(hù)投入過低，正是很多書店電腦應(yīng)用不太成功的主要原因。當(dāng)選定軟件供應(yīng)商、選定軟件之后，書店最需要落實(shí)的就是規(guī)劃適當(dāng)?shù)酿B(yǎng)護(hù)成本。
信息系統(tǒng)的養(yǎng)護(hù)成本中，最重要的是信息部門的人工費(fèi)用，這個(gè)費(fèi)用往往標(biāo)示著信息化部門負(fù)責(zé)人的素質(zhì)。如果信息化部門負(fù)責(zé)人缺乏足夠的素質(zhì)，應(yīng)用失敗的風(fēng)險(xiǎn)就會增大。
2.給予信息部門負(fù)責(zé)人中層干部以上定位
信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行需要書店各個(gè)部門規(guī)范運(yùn)作，這就對信息部門負(fù)責(zé)人的協(xié)調(diào)能力提出了要求。如果信息部門無力推動和約束其他部門，就很容易出現(xiàn)“體外循環(huán)”的情況，系統(tǒng)失敗的風(fēng)險(xiǎn)自然會很高。
書店有必要對信息部門負(fù)責(zé)人給予中層干部以上的定位，一方面要通過適當(dāng)?shù)拇鑫土糇》线@個(gè)崗位素質(zhì)要求的人才，另一方面要給予適當(dāng)?shù)臋?quán)威和責(zé)任。當(dāng)配備適當(dāng)?shù)娜瞬，并使之能夠充分發(fā)揮作用，書店信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平就會得到大幅度提高，風(fēng)險(xiǎn)成本發(fā)生的機(jī)會也會大大減少。
3.加強(qiáng)對信息部門負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)
98年時(shí)我們曾總結(jié)出16句“用戶成功應(yīng)用口訣”，其中頭兩句是“資深業(yè)務(wù)能協(xié)調(diào)，選作電腦負(fù)責(zé)人”，從這幾年的實(shí)踐來看，能夠?qū)崿F(xiàn)的機(jī)會很少。因?yàn)榘l(fā)展較快的書店普遍缺乏中層干部，資深業(yè)務(wù)往往都承擔(dān)著重要的崗位，業(yè)務(wù)工作緊張繁忙。因此很多書店的信息部門負(fù)責(zé)人都是業(yè)務(wù)新手，在管理技能、人際關(guān)系、業(yè)務(wù)知識等方面，存在較大的缺陷。
在這種情況下，對現(xiàn)有信息部門負(fù)責(zé)人加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理培訓(xùn)，就成為降低應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)造機(jī)會讓有關(guān)人員參加內(nèi)外部的培訓(xùn)或?qū)嵺`，提高其業(yè)務(wù)知識和管理技能，加深其對信息系統(tǒng)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)本質(zhì)的理解，加強(qiáng)其組織協(xié)調(diào)能力。