運(yùn)用信息化科技不僅是未來藥店在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中，贏得挑戰(zhàn)，獲致成功的重要因素，而且也是企業(yè)樹立核心競(jìng)爭(zhēng)力的有力工具。這個(gè)觀念目前已漸被接受，但如何進(jìn)行信息化呢？相信大多數(shù)企業(yè)都是摸著石頭過河―走一步看一步。這就造成了我們?cè)跇I(yè)界經(jīng)常聽到某家的企業(yè)系統(tǒng)崩潰、某家系統(tǒng)癱瘓的案例。甚至于有的企業(yè)是歷經(jīng)多次失敗的經(jīng)驗(yàn)，耗費(fèi)大量的人力與財(cái)力才獲成功。
為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的問題呢？我們經(jīng)過仔細(xì)探討和研究，發(fā)現(xiàn)有以下的原因制約企業(yè)信息化的實(shí)施：
1.導(dǎo)入計(jì)算機(jī)化的過程過于簡(jiǎn)化，未做事前需求評(píng)估。
2.企業(yè)沒有全盤的信息規(guī)劃，盲目的跟進(jìn)。
3.聽信同業(yè)使用經(jīng)驗(yàn)，選擇采用相同的軟件，但上線后發(fā)覺與公司管理制度相差太多，此套軟件完全不適合本公司使用。
4.選擇的計(jì)算機(jī)軟件供應(yīng)廠商不夠?qū)I(yè)或是開發(fā)力量與經(jīng)驗(yàn)不足。
5.企業(yè)的高級(jí)主管缺乏正確的心理準(zhǔn)備，未全力支持負(fù)責(zé)自動(dòng)化人員。
6.軟件與硬件設(shè)備廠商權(quán)責(zé)分不清。
……
如果靜下心來，認(rèn)真地總結(jié)分析，能堅(jiān)持找出失敗原因，對(duì)癥下藥，則醫(yī)藥連鎖藥店的信息化成功是指日可待的。那么如何在醫(yī)藥行業(yè)特別是醫(yī)藥連鎖行業(yè)實(shí)行信息化呢？我們參考了大量的國(guó)內(nèi)和國(guó)外企業(yè)的案例，并做了深入細(xì)致的研究分析，總結(jié)出如下要素：
一、樹立正確的信息化理念
了解信息化是必然趨勢(shì)，對(duì)于醫(yī)藥連鎖企業(yè)尤其是大型企業(yè)來講，信息化不是可有可無、錦上添花的裝飾，而是在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代為企業(yè)贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、生存發(fā)展的必要保證。信息化雖然無法解決所有的問題，但它是企業(yè)加強(qiáng)財(cái)務(wù)、購(gòu)銷等關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理的必要手段，也是增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)應(yīng)變能力的必要條件。WTO之后，將有更多的國(guó)外醫(yī)藥企業(yè)進(jìn)入到國(guó)內(nèi)，我們的企業(yè)與國(guó)外公司相比差距是多方面的，一個(gè)最明顯的差距是跨國(guó)公司無一例外都是用信息化武裝起來的。要與國(guó)外公司競(jìng)爭(zhēng)，除在管理上猛下功夫外，用信息化來武裝自己是通向參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)與合作的重要門坎和通行 證。
作為管理的工具之一，員工與管理制度是信息化的基礎(chǔ)。剛開始勢(shì)必要花一番功夫?qū)W習(xí)，唯有熬過這段學(xué)習(xí)過程，方能享受信息化的好處。
二、了解自身的業(yè)務(wù)流程
需求與信息化的關(guān)系
信息化失敗的企業(yè)大多是用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)模擬企業(yè)的傳統(tǒng)管理下的業(yè)務(wù)流程，在傳統(tǒng)的層層疊疊等級(jí)制結(jié)構(gòu)下實(shí)現(xiàn)信息化，只能是疊床架屋、增加企業(yè)的管理成本。要想推行信息化，就要把企業(yè)與市場(chǎng)以最優(yōu)化、最短的方式結(jié)合起來，使之流程合理化、規(guī)范化。這就要求企業(yè)管理者要考慮現(xiàn)有流程的不合理性，流程不暢的問題所在，重新設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程。在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程時(shí)，絕不要盲目跟進(jìn)，即使是相同的行業(yè)。但每一家連鎖藥店都有其特有的經(jīng)營(yíng)管理方式及項(xiàng)目管理，因此不同的藥店，在不同時(shí)候均有不同的問題及工作瓶頸。所以在考慮信息化時(shí)，一定要先想清楚本身的瓶頸或問題所在，然后再考慮信息化的成本效益。
三、經(jīng)營(yíng)者必須高度重視
引進(jìn)醫(yī)藥連鎖藥店的信息化，不是單單買幾臺(tái)計(jì)算機(jī)、建立起內(nèi)部局域網(wǎng)就可以完成的，信息化工作涉及到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)觀念、管理體制、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)等諸多方面的深刻變革，并勢(shì)必要觸犯原有體制下一部分人的利益格局和權(quán)利格局。這是一項(xiàng)復(fù)雜的全局性工作，僅僅靠一、兩個(gè)副手和IT人員去推動(dòng)勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致失敗的覆轍。經(jīng)營(yíng)者是催生者，也是主宰者，必須了解信息化除了投入金錢外，也必須投入時(shí)間、精力，并在人財(cái)物等方面給予保障。唯有自己最清楚自己的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及作業(yè)流程，配合信息化，使企業(yè)的各級(jí)負(fù)責(zé)人齊心協(xié)力地推進(jìn)，信息化才能成功。一旦上軌道則立見營(yíng)運(yùn)效率，其在金錢及時(shí)間上的投入必能快速回收。
四、信息化需有
循序漸進(jìn)的過程
信息化建設(shè)不能期望一次成功，更不能一上來就投入巨資搞成無所不能的大系統(tǒng)。一個(gè)公司的信息化必須配合其規(guī)模，剛開始給予太深太復(fù)雜的系統(tǒng)，不僅沒好處，反而浪費(fèi)金錢、時(shí)間及精力。當(dāng)信息化到某個(gè)程度后，必須隨著藥店成長(zhǎng)而修正系統(tǒng)，增加設(shè)備，這就如同一旦 藥店規(guī)模擴(kuò)大時(shí)，必須增加人手設(shè)備一樣。因此信息化的費(fèi)用是不可能有止境的，除非放棄信息化。
五、堅(jiān)持總體規(guī)劃、
分布實(shí)施的原則
正因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)是一項(xiàng)技術(shù)與管理相結(jié)合的復(fù)雜系統(tǒng)，因此要有一個(gè)總體的規(guī)劃，充分考慮企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略要求，在滿足現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)上，要考慮有較好的系統(tǒng)擴(kuò)展性和兼容性。在實(shí)施上，貫徹分布實(shí)施的原則，找準(zhǔn)各部分的問題所在，實(shí)施重點(diǎn)突破，針對(duì)經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)鍵和薄弱環(huán)節(jié)，從比較容易、易見成效的環(huán)節(jié)作為工作的切入點(diǎn)。確保這些環(huán)節(jié)能夠成功，以此來堅(jiān)定企業(yè)管理層和員工的信心，為繼續(xù)推進(jìn)打開有力的突破口。
六、做好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作，
確保數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確
即使有了世界上最先進(jìn)的軟件和硬件設(shè)備，信息化工作也只是具備了必要的基礎(chǔ)。“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的理論揭示了技術(shù)、管理、數(shù)據(jù)這三者之間的關(guān)系。說明在信息化建設(shè)中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作的重要性。事實(shí)上在信息化工作中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作是最繁重的，也是信息化未來發(fā)展的基石。數(shù)據(jù)基礎(chǔ)工作的好壞直接關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗，如果數(shù)據(jù)不真實(shí)、不準(zhǔn)確或是過時(shí)的數(shù)據(jù)，就會(huì)在以后的工作中造成系統(tǒng)混亂。一個(gè)微小的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤會(huì)逐漸產(chǎn)生放大作用，從而誤導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的決策，給企業(yè)帶來致命的錯(cuò)誤。因此，做好數(shù)據(jù)的采集、藥品的編碼等基礎(chǔ)工作是信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
七、將GSP工作與之相結(jié)合
GSP是國(guó)家藥監(jiān)局為確保藥品質(zhì)量，提高零售市場(chǎng)進(jìn)入的技術(shù)平臺(tái)和管理平臺(tái)，嚴(yán)格要求執(zhí)行藥師的配置要求，對(duì)藥品實(shí)行分類管理。SDA規(guī)定所有醫(yī)藥經(jīng)營(yíng)企業(yè)在2004年底前必須通過GSP認(rèn)證，未通過者將被淘汰“出局”。因此，力爭(zhēng)通過認(rèn)證是目前醫(yī)藥流通企業(yè)一項(xiàng)重要工作，而申請(qǐng)認(rèn)證的準(zhǔn)備工作，要求對(duì)企業(yè)的“硬件”進(jìn)行一系列的投入與改造，還要按GSP實(shí)施細(xì)則、規(guī)定和要求在經(jīng)營(yíng)管理中貫徹相應(yīng)的規(guī)范，因此，信息化建設(shè)必須與此相 結(jié)合，貫穿在其中。事實(shí)上，在實(shí)際工作中信息化的實(shí)施對(duì)GSP達(dá)標(biāo)，將起到事半功倍的效果。
八、給予員工心理建設(shè)
引進(jìn)信息化，不是僅僅單靠經(jīng)營(yíng)者的努力就能成功的，必須給予員工心理建設(shè)，讓他們了解信息化不是來取代他們，而是幫他們做事，提高工作效率。雖然剛開始可能不習(xí)慣，但只要好好學(xué)習(xí)，經(jīng)過一段過渡期后，就可以增進(jìn)工作效率并可大大提升自己的工作能力，絕對(duì)不能讓員工產(chǎn)生排斥的心理。唯有全員投入、人人用心，信息化才會(huì)成功。
九、慎選軟件供應(yīng)商
在引進(jìn)信息化時(shí)，應(yīng)充分考慮軟件提供商的技術(shù)水平和技術(shù)實(shí)力。許多公司是出于對(duì)醫(yī)藥流通領(lǐng)域信息市場(chǎng)的吸引和自身炒作的需要推出醫(yī)藥版軟件；更有甚者，將一套商場(chǎng)、超市的進(jìn)銷存軟件改改就變成一套醫(yī)藥軟件。一套醫(yī)藥行業(yè)的應(yīng)用信息系統(tǒng)，沒有數(shù)年的硬功去開發(fā)，結(jié)果多半是一套測(cè)試版。因此，選擇醫(yī)藥軟件供應(yīng)商，首先要看其有沒有成熟的案例，其次要考察其提供的軟件是否符合本企業(yè)當(dāng)前現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)可將差異點(diǎn)作為二次開發(fā)要求即可順利解決；第三應(yīng)考察軟件供應(yīng)商的售后服務(wù)能力和售后響應(yīng)速度，服務(wù)能力的延伸對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性及企業(yè)的永續(xù)經(jīng)營(yíng)是必要條件之一；第四要考察軟件供應(yīng)商對(duì)本行業(yè)了解的深度，因?yàn)樵侥苌钊雴栴}者，越能解決問題。
十、不能以外觀及價(jià)格取向
有些藥店把購(gòu)置信息化系統(tǒng)，當(dāng)成買電器用品，選外型美觀、價(jià)格便宜的就好，在與軟件提供商接觸時(shí)，被其華麗的界面和低廉的價(jià)格所迷惑。其實(shí)信息硬件只是軀殼，軟件才是其生命。選購(gòu)系統(tǒng)時(shí)、必須注意是否合乎自己的需要。
十一、要重視專業(yè)人才建設(shè)
IT廠商的實(shí)施人員素質(zhì)是一部分因素，本企業(yè)的信息管理人員則起著主要作用。因此企業(yè)要重視人才的培養(yǎng)和建設(shè)。通過企業(yè)的培訓(xùn)體系，一方面進(jìn)行業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，另一方面進(jìn)行企業(yè)文化思想的宣傳，使專業(yè)人才熱愛自己的企業(yè)并在各自的崗位上發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
十二、系統(tǒng)必須好用易學(xué)，
充分體現(xiàn)智能性
信息化系 統(tǒng)能夠打印單據(jù)、提供所要的數(shù)據(jù)就是信息化？當(dāng)然不是，那最多能算是計(jì)算機(jī)化。一個(gè)好的信息化系統(tǒng)除了功能強(qiáng)、運(yùn)轉(zhuǎn)快速外，必須具有操作簡(jiǎn)易、好用易學(xué)、體現(xiàn)智能的特性。以采購(gòu)為例，當(dāng)采購(gòu)員在履行采購(gòu)職責(zé)時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)提示現(xiàn)有庫(kù)存的種類和數(shù)量、在途的種類和數(shù)量、待驗(yàn)的種類和數(shù)量及歷史采購(gòu)進(jìn)價(jià)、歷史供貨商等信息，而不是要通過層層的點(diǎn)擊界面來查找。同時(shí)采購(gòu)員根據(jù)銷售情況的可參照性選擇上個(gè)月或去年同期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)不同商品的存貨系數(shù)來確定庫(kù)存數(shù)量，這將大大優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，使有限的流動(dòng)資金用在更需要的地方。
十三、考慮系統(tǒng)的永續(xù)性
系統(tǒng)運(yùn)用時(shí)，變動(dòng)的因素有硬件設(shè)備、軟件、資料、人，引進(jìn)信息化時(shí)，要考慮可能的變動(dòng)因素及應(yīng)對(duì)之道。
要提升藥店的經(jīng)營(yíng)層次，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)，最容易且最有效的方式就是引進(jìn)信息化，因?yàn)橥高^信息化的過程，迫使你必須建立作業(yè)流程、規(guī)范程序，且制訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、讓系統(tǒng)制度化。有遠(yuǎn)見的經(jīng)營(yíng)者，不要怕失敗，只要找對(duì)適合自己信息化的方法及適合的人力，全力支持，則信息化的成功是指日可待的。